導入のきっかけ

2001年よりASPでiOfficeを活用してきたが、提供していた企業が事業を変更。ASP提供企業の乗り換えを検討したが、300ユーザーの実績を持つ提供会社が見つからない時にApplitusの開始を知り採用を決定した。

導入前の状況

本社システム部門はおもに基幹・物流系システムとホストの管理に従事していた。同業他社への視察などを通して当時のクライアントサーバーの管理に苦慮する企業の実態もすでに見ており、「情報系システムの導入〜維持・管理にパワーをかけたくない」ということが、ASPにこだわる背景にあった。活用していた企業の事業再編によるASP運用の停止にともない、一定コストでパフォーマンスを維持できるというメリットからApplitusを採用。SaaS*の可能性に着目していたこともあり、まさにベストなタイミングといえた。

*SaaS(Software as a Serviceの略)

サーバーにあるソフトウェアの機能をWebなどの ネットワークを介して活用できるサービス。Applitusのように、ユーザーが必要なアプリケーションや機能を選択したり、ユーザーごとにカスタマイズして使えるもの。

採用条件

「社内にサーバーを持つか、社外の手にゆだねるか」が大きな決め手。Applitusは、これまでのグループウェアiOfficeにおける社員のコミュニケーション環境を変えることなく移行ができ、管理者への負担もないということ。さらに、一定コストで安定運営を持続できるうえ、バージョンアップやセキュリティ対策もサービスに付帯しているので、システムスタッフを増員したりサーバー関連の設備を購入するより、はるかにコストメリットが大きいことなどが評価できた。そういう意味で、Applitusは今まで受けてきたASPサービスがさらに進化したものとして抵抗なく受け入れることができた。

Applitus採用の決め手

• 1. ASP的なメリット＋グループウェア以外のパッケージを効果的に活用できる効率性。
• 2. パッケージ購入と自社サーバー管理より、負担が少なくコスト面でも有利。
• 3. ASPでアプリケーションを単独利用していた時とランニングコストが変わらない。
• 4. 外部からの利用やセキュリティ、技術面でつねに最新の環境が維持できる。
• 5. コーポレートポータル＋各種システム連携などWebブラウザだけで発展性が期待できる。

2006年11月よりApplitusがスタート。約5年間活用したiOfficeからの移行だが、ユーザーにとっては大きな変化や戸惑いはなく、毎日使っているメールや掲示板、回覧板などが「バージョンアップした」程度にしか思わない社員も多かったという。

導入浸透

ASP企業も懸念していた300ユーザーの利用だが、導入後もつねに高レスポンスが得られている。

社内浸透に関しては、ナレッジマネジメント＝知識の集積の場という概念から、知恵をつかさどるシンボリックなネーミングで社内浸透をはかった。機能をあれこれレクチャーするより、アイデアや風土を反映させ、企業文化を醸成することに重点を置いた。社外からも安心して使用できるのがApplitusならではの心強さだ。

利用アプリケーション

1.desknet's

使用機能［インフォメーション］［スケジュール］［電子会議室］［ウェブメール］［文書管理］ほか22機能全てを公開して、社員の活用の可能性を拡げている。

2.ファイル転送サービスdesknet's DAX

展示会で名刺交換をした500人の顧客に対して来場御礼のメールを送信。製品写真や情報を盛り込んだカタログデータをdesknet's DAXからダウンロードしてもらえるようにした。アクセスログでダウンロードの状況も確認できフォローもしやすく大きなメリットがある。（それまでは、添付ファイルを100人ずつ深夜に送るなど非効率な方法しか選択の余地はなかった）

今後の活用

CAMSのほか、desknet's SSSをルートセールスの管理に使いこなし、経験と勘に頼っていた営業のノウハウをナレッジとして共有したい。また、営業の商談内容はマーケティング・スタッフにとって有益な情報の宝庫なので、ブログの活用にも大きな可能性がある。